Personel Bilgi Formları

Çalışan Bilgi Formları, kuruluşların iş gücü hakkındaki önemli detayları toplamak, düzenlemek ve yönetmek için kullandığı temel araçlardır. Bu formlar genellikle kişisel verileri, iletişim bilgilerini, acil durum kişilerini, iş unvanlarını, istihdam geçmişini ve diğer ilgili istihdam detaylarını toplar. İşe alım sürecinde yeni çalışanların oryantasyonunda, mevcut çalışan kayıtlarının güncellenmesinde ve İK politikaları ile yasal gerekliliklere uyumun sağlanmasında önemli bir rol oynarlar. Kullanım alanları, ilk işe alımdan yan haklar kaydına, yıllık kayıt güncellemelerinden iç denetimlere kadar uzanır ve bu formlar İK departmanları, yöneticiler ve işletme sahipleri için vazgeçilmezdir.

Jotform ile Çalışan Bilgi Formlarını oluşturmak ve yönetmek sorunsuz ve verimli bir süreç haline gelir. Jotform'un kodlama gerektirmeyen Form Oluşturucu'su, kullanıcıların sürükle-bırak arayüzü ve geniş hazır şablon seçenekleriyle kuruluşlarının ihtiyaçlarına özel formları hızlıca tasarlamasına olanak tanır. Kullanıcılar kolayca alan ekleyebilir veya değiştirebilir, İK yazılımlarıyla entegre edebilir ve veri toplama işlemini otomatikleştirebilir. Yanıtlar güvenli bir şekilde saklanır ve daha ileri işlemler için erişilebilir veya dışa aktarılabilir, böylece İK iş akışları kolaylaşır ve manuel evrak işleri azalır. Jotform'un koşullu mantık ve otomatik bildirimler gibi gelişmiş özellikleri, çalışan veri yönetimi sürecini daha da iyileştirir.

Çalışan Bilgi Formlarının Kullanım Alanları

Çalışan Bilgi Formları, kuruluşlar içinde farklı İK ve idari ihtiyaçları karşılayarak çeşitli amaçlara hizmet eder. İşte bu formların nasıl kullanılabileceği, kimler için faydalı olduğu ve içeriklerinin nasıl değişebileceği:

1. Olası Kullanım Durumları:

• Yeni işe alım süreci ile temel kişisel ve işle ilgili bilgileri toplayın.
• Mevcut çalışan kayıtlarını uyumluluk veya iç denetimler için güncelleme.
• İş yeri güvenliği için acil durum iletişim bilgileri toplama.
• Yan haklar kaydı ve bordro kurulumu
• İç transferler veya güncellenmiş iş detayları gerektiren terfiler
• İşten çıkış görüşmeleri ve işten ayrılma belgeleri

2. Problem Çözme Puanları:

• Çalışan verilerini kolay erişim ve yönetim için merkezileştirir.
• Kağıt işlerini ve manuel veri girişi hatalarını azaltır.
• İş kanunları ve şirket politikalarına uyumluluğu sağlar.
• Güncel iletişim bilgileriyle acil durumlarda hızlı müdahaleyi kolaylaştırır.
• İK süreçlerini kolaylaştırır, zamandan ve kaynaklardan tasarruf sağlar.

3. Olası Sahipler ve Kullanıcılar:

• İK yöneticileri ve personeli
• Bölüm başkanları ve yöneticiler.
• Küçük işletme sahipleri
• Çalışanların kendileri (kendi kendine güncelleme hizmeti için).

4. Oluşturma Yöntemlerinin Farkları:

• İşe alım formları kişisel bilgiler, vergi bilgileri ve doğrudan ödeme kurulumu için alanlar içerebilir.
• Acil durum formları, acil durumda ulaşılacak kişiler ve tıbbi bilgilere odaklanır.
• Güncelleme formları yalnızca adres veya telefon numarası gibi değişen alanları gerektirebilir.
• İşten çıkış formları, çıkış görüşmesi soruları ve varlık iade kontrol listelerini içerebilir.

Özetle, Çalışan Bilgi Formları, içerik ve yapısı belirli kullanım senaryosuna göre değişen, çok çeşitli İK senaryolarına uyarlanabilen çok yönlü araçlardır.

Çalışan Bilgi Formu Nasıl Oluşturulur

Jotform ile Çalışan Bilgi Formu oluşturmak, işe alımdan kayıt güncellemelerine kadar her İK senaryosuna uyarlanabilen basit bir süreçtir. İşte formunuzu etkili bir şekilde tasarlamanız, uygulamanız ve yönetmeniz için adım adım bir kılavuz:

1. Kullanım Durumunuzu ve Gerekli Bilgileri Tanımlayın:

• Formunuzun amacını belirleyin (örn. işe alım, kayıt güncelleme, acil durum iletişimi).
• Kişisel bilgiler, iş unvanı, departman, iletişim bilgileri, acil durum iletişim kişileri ve diğer ilgili alanlar gibi toplamak istediğiniz belirli verileri listeleyin.

2. Formunuzu Oluşturmaya Başlayın:

• Jotform hesabınıza giriş yapın ve çalışma alanı sayfanızda "Oluştur" butonuna tıklayın.
• "Form" seçeneğini belirleyin ve sıfırdan başlamak mı yoksa Jotform'un 10.000'den fazla şablonundan birini mi kullanacağınıza karar verin. Çalışan Bilgi Formları için, sürecinizi hızlandıracak birçok İK'ya özel şablon bulacaksınız.
• Tercih ettiğiniz düzeni seçin: Klasik Form (tüm sorular tek sayfada) veya Kart Form (sayfa başına bir soru).

3. Form Elemanlarını Ekleyin ve Özelleştirin:

• Sürükle-bırak Form Oluşturucu'yu kullanarak Ad, Adres, Telefon Numarası, E-posta, Pozisyon, Departman, Başlangıç Tarihi ve Acil Durum İletişim Bilgileri gibi alanları ekleyin.
• İşe alım için vergi bilgileri, doğrudan maaş yatırma ve yan haklar seçimi alanlarını ekleyin.
• Güncellemeler için adres veya telefon numarası gibi değişebilecek alanlara odaklanın.
• Gerektiğinde dosya yüklemeleri (örn. kimlik belgeleri), e-imzalar veya tarih seçiciler için widgetlar ekleyin.

4. Form Tasarımını Kişiselleştirin:

• Form Tasarımcısı'na erişmek için Boya Fırçası simgesine tıklayın.
• Şirketinizin markasına uygun renkler, yazı tipi ve temalar ayarlayın.
• Profesyonel bir görünüm için organizasyonunuzun logosunu ekleyin.

5. E-posta Bildirimlerini ve Veri Yönetimini Ayarlayın:

• Ayarlar menüsünden, yeni yanıtlar için İK personeline e-posta bildirimleri göndermek üzere yapılandırma yapın.
• Çalışanlara alındı onayı göndermek için otomatik yanıtlayıcı e-postaları ayarlayın.
• Kullanıcı yanıtlarına göre alanları göstermek veya gizlemek için koşullu mantık özelliğini etkinleştirin (örneğin, yalnızca tam zamanlı çalışanlar için yan hakları gösterin).

6. Formunuzu Yayınlayın ve Paylaşın:

• "Yayınla"ya tıklayın ve form bağlantısını e-posta, dahili portallar aracılığıyla paylaşmak veya şirketinizin intranetine yerleştirmek için kopyalayın.
• Formun kimler tarafından görüntülenebileceğini veya yanıtlanabileceğini kontrol etmek için erişim ayarlarını kullanın.

7. Test ve Yayınla:

• Formu önizleyin ve tüm alanların ve bildirimlerin amaçlandığı gibi çalıştığından emin olmak için test yanıtı gönderin.
• Kolay veri yönetimi ve dışa aktarma seçenekleri için yanıtları Jotform Tablolar'da inceleyin.

Bu adımları takip ederek, İK süreçlerini kolaylaştıran, veri doğruluğunu sağlayan ve çalışan deneyimini geliştiren özelleştirilmiş bir Çalışan Bilgi Formu oluşturabilirsiniz.